file2dms archiving files ecm dms databaseMit File2DMS können Dokumente aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen ohne Zwischenschritt sofort im PDF/A Format in ein Archiv gedruckt und archiviert werden. Die Komponente stammt aus der Reihe der applord business solutions.

Langzeitarchivierung mit PDF/A

PDF/A gilt unter anderem als Basis zur Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten. Von nahezu jeder Anwendung heraus kann File2DMS aufgerufen werden, um die bearbeitete Datei mit frei konfigurierbaren Klassifizierungsattributen zu versehen und dann an das Archiv zu übergeben.

Lotus Notes & Mediatrix

Darüber hinaus kann File2DMS speziell für Lotus Notes und Mediatrix in erweiteteter Form eingesetzt werden, so dass druckbare E-Mail Anhänge automatisiert erkannt, in die fertige PDF/A-Datei integriert und als ein Dokument im DMS archiviert werden.

Anwendungsbeispiel

Derzeit müssen vom Versicherungsnehmer elektronisch übermittelte Daten nach der Bearbeitung ausgedruckt und gescannt werden, oder per Fax an die Versicherung gesendet werden. Die daraus erstellen Bildinformationen werden dann als Dokumentation dem entsprechend Vorgang hinzugefügt. Die direkte Archivierung über File2DMS ermöglicht es nun über 3.000 Sachbearbeitern aus beliebigen, druckfähigen Programmen mit wenigen Mausklicks fertige PDF/A Dokumente zu erzeugen und elektronisch abzulegen.

File2DMS

  • Archivierung als PDF/A
  • Langzeitarchivierung
  • Lotus Notes & Mediatrix
  • Klassifizierung